Informativa sulla privacy

In breve

• Outdoor Grid è un software di prenotazione e gestione per noleggi e tour, realizzato da HowTheF.
• Se prenoti presso un negozio, è il negozio a decidere cosa fare con i tuoi dati. Noi gestiamo il software per conto del negozio.
• Per il nostro sito, il modulo di contatto e gli account dei negozi decidiamo noi, e questa informativa spiega come.
• Non vendiamo i tuoi dati, non li condividiamo a fini pubblicitari e non usiamo cookie pubblicitari o di tracciamento.
• Puoi chiedere in qualsiasi momento di vedere, correggere o cancellare i tuoi dati scrivendo a hello@howthef.ai.

Chi siamo

Outdoor Grid è un prodotto di HowTheF. La società che lo gestisce è HOWTHEF AI, LLC, una società a responsabilità limitata registrata in Delaware (USA), numero 10453311. Indirizzo postale: 1111B S Governors Ave, STE 98848, Dover, DE 19904, USA.

Per qualsiasi domanda sui tuoi dati personali, scrivi a hello@howthef.ai. Leggiamo personalmente ogni messaggio.

Il nostro rappresentante nell'Unione europea ai sensi dell'articolo 27 del GDPR: Oliver Gattermayr, contattabile all'indirizzo hello@howthef.ai.

I nostri due ruoli

Quando decidiamo noi (titolare del trattamento)

Decidiamo noi come usare i tuoi dati, e ne siamo responsabili, quando visiti il nostro sito, ci invii il modulo di contatto o un'email, oppure hai un account come titolare o dipendente di un negozio.

Quando lavoriamo per un negozio (responsabile del trattamento)

Quando prenoti presso un negozio, firmi al ritiro o scrivi a un negozio, è il negozio a decidere cosa fare con i tuoi dati. Per la legge statunitense siamo il suo fornitore di servizi (service provider). Usiamo i tuoi dati solo per far funzionare Outdoor Grid per quel negozio e seguendo le sue istruzioni, mai per scopi nostri.

Ogni negozio concorda con noi le condizioni sul trattamento dei dati, come richiede l'articolo 28 del GDPR. Un negozio può chiederci queste condizioni a hello@howthef.ai. Se hai prenotato presso un negozio, vale anche l'informativa sulla privacy del negozio, ed è al negozio che conviene chiedere per prima cosa dei dati della tua prenotazione.

Cosa raccogliamo e perché

Per ogni attività qui sotto trovi cosa raccogliamo, perché, e il motivo che lo consente secondo la legge dell'UE e del Regno Unito.

Il modulo di contatto

Cosa: nome e cognome, indirizzo email, numero di telefono se lo indichi, il nome del tuo negozio, cosa noleggi o organizzi e quanti punti vendita hai se lo dici, il tuo messaggio, la lingua della pagina, la pagina da cui lo invii e le etichette di campagna nel suo indirizzo (come utm_source).

Come: il modulo invia il tuo messaggio direttamente a un canale privato su Slack, dove il nostro team lo legge e ti risponde via email. Non lo salviamo nel nostro database. Per evitare troppi messaggi dallo stesso punto, il server tiene il tuo indirizzo internet nella sua memoria per poco tempo e non lo registra mai.

Perché: per risponderti e, se vuoi, fissare una chiamata e mostrarti Outdoor Grid. Motivo legale: le misure che chiedi prima di un eventuale contratto e il nostro legittimo interesse a rispondere a chi ci contatta.

Le email che ci invii

Cosa: il tuo indirizzo email, il tuo nome e quello che scrivi. Perché: per risponderti. Motivo legale: il nostro legittimo interesse a risponderti, oppure le misure precontrattuali quando chiedi informazioni su Outdoor Grid per il tuo negozio.

Account dei titolari e del personale

Cosa: nome, indirizzo email, il negozio a cui appartieni, il tuo ruolo e cosa puoi fare, i dati necessari per accedere (la password è conservata solo con hash, in forma non leggibile) e un registro delle modifiche importanti che fai, ad esempio chi ha cambiato una prenotazione e quando.

Perché: per darti l'accesso, tenere separate e al sicuro le informazioni di ogni negozio e inviarti le email necessarie, come un invito o un link per reimpostare la password. Motivo legale: il nostro contratto con il tuo negozio e il nostro legittimo interesse a tenere sicuri gli account.

Clienti che prenotano presso un negozio

Trattiamo questi dati per conto del negozio. È il negozio a scegliere cosa chiedere; di solito si tratta di:

• nome, indirizzo email, lingua e, se lo indichi, numero di telefono;
• per ogni persona che userà l'attrezzatura: nome, altezza, peso, numero di scarpe e livello, così il negozio può scegliere la misura giusta;
• la prenotazione: i giorni, cosa hai prenotato, il numero di prenotazione, quanto hai pagato e quanto resta da pagare;
• al ritiro: il nome che scrivi e la spunta con cui confermi di aver letto le condizioni di noleggio del negozio.

Il negozio li usa per gestire il tuo noleggio o il tuo tour. Il motivo legale è quello del negozio, di solito l'esecuzione della tua prenotazione.

Messaggi e assistente con intelligenza artificiale

Un negozio può collegare il proprio account WhatsApp, Instagram, Messenger o email, così i messaggi dei clienti arrivano in Outdoor Grid. Un negozio può anche far rispondere un assistente con intelligenza artificiale alle domande dei clienti e far proporre prenotazioni, e il personale del negozio può intervenire in qualsiasi momento. Trattiamo questi messaggi per conto del negozio, come descritto sopra. Quando l'assistente è attivo, il testo della conversazione viene inviato a un fornitore di modelli di intelligenza artificiale per scrivere la risposta. Il fornitore lavora con un contratto con noi e può usare il testo solo per scrivere la risposta.

Pagamenti

Quando un cliente paga online un acconto o una prenotazione, il pagamento avviene su una pagina gestita da Stripe per conto del negozio. Non vediamo e non conserviamo mai i numeri delle carte. Stripe ci comunica se il pagamento è andato a buon fine, l'importo e un riferimento del pagamento, così la prenotazione mostra cosa è stato pagato.

Sicurezza e registri del server

Cosa: registri tecnici come il tuo indirizzo internet, l'ora, la pagina richiesta e il tipo di browser. Nella pagina di prenotazione di un negozio, un controllo gestito da Cloudflare distingue le persone dai programmi automatici. Perché: per tenere il servizio sicuro, fermare gli abusi e correggere gli errori. Motivo legale: il nostro legittimo interesse a un servizio sicuro e funzionante.

Quando lo richiede la legge

Conserviamo i documenti richiesti dalla legge, come quelli contabili, e rispondiamo alle richieste legittime delle autorità. Motivo legale: i nostri obblighi di legge.

Quando ci basiamo sul nostro legittimo interesse, puoi opporti in qualsiasi momento (vedi I tuoi diritti). Non usiamo i tuoi dati per la pubblicità e non inviamo newsletter.

Chi riceve i tuoi dati

Usiamo questi fornitori per far funzionare Outdoor Grid. Ognuno riceve solo ciò che gli serve per il suo compito, lavora con un contratto con noi e non può usare i tuoi dati per scopi propri.

• Supabase: il nostro database e l'accesso. Il database si trova nell'UE (Francoforte, Germania).
• Hetzner: i server su cui funziona Outdoor Grid, nell'UE.
• Vercel: distribuisce il nostro sito e le pagine dell'app.
• Cloudflare: i nostri nomi di dominio, la protezione della rete e il controllo anti-bot nelle pagine di prenotazione.
• Stripe: i pagamenti online per i negozi (Stripe Connect).
• Resend: invia email come le conferme di prenotazione e i link di accesso.
• Slack: riceve il modulo di contatto così il nostro team può rispondere.
• Meta (WhatsApp, Instagram, Messenger), Google (Gmail) e Microsoft (Microsoft 365): solo quando un negozio collega il proprio account. Questi servizi seguono anche le proprie informative sulla privacy.
• Un fornitore di modelli di intelligenza artificiale: solo quando un negozio attiva l'assistente.

I dati dei clienti vanno anche al negozio presso cui hanno prenotato. Possiamo condividere dati con consulenti come commercialisti e avvocati, con le autorità quando la legge lo richiede, oppure con un acquirente se la nostra attività viene venduta, che dovrà proteggerli come prevede questa informativa.

Non vendiamo i tuoi dati e non li condividiamo per pubblicità su altri siti. Non l'abbiamo fatto negli ultimi 12 mesi.

Dati inviati fuori dall'UE

HOWTHEF AI, LLC è una società statunitense, e alcuni nostri fornitori (come Vercel, Cloudflare, Stripe, Slack e Resend) possono trattare dati negli Stati Uniti o in altri paesi. Quando dati provenienti dall'UE, dal SEE, dal Regno Unito o dalla Svizzera escono dall'Europa, li proteggiamo con il Data Privacy Framework UE-USA quando il fornitore è certificato, oppure con le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea (e le versioni per il Regno Unito e la Svizzera). Puoi chiederci una copia di queste garanzie a hello@howthef.ai.

Cookie e memoria del browser

Usiamo solo ciò che serve al funzionamento del servizio. Per questo non c'è un banner dei cookie.

• og-locale: ricorda la lingua che hai scelto, per un anno.
• Cookie di accesso (il loro nome inizia con sb-): mantengono collegato il personale dei negozi. Vengono creati solo quando accedi e rimossi quando esci.
• Piccole impostazioni nella memoria del browser, solo nell'app per il personale: ad esempio come preferisci vedere un elenco. Non contengono mai dati dei clienti.
• Nella pagina di prenotazione di un negozio, il controllo anti-bot di Cloudflare può salvare un piccolo dato per svolgere il suo compito.
• Quando paghi sei sulla pagina di Stripe, e lì vale la politica sui cookie di Stripe.

Non usiamo cookie pubblicitari, di analisi o di tracciamento, né pixel di tracciamento. Puoi cancellare i cookie dal browser in qualsiasi momento; poi dovrai scegliere di nuovo la lingua o accedere di nuovo.

Per quanto tempo conserviamo i tuoi dati

• Messaggi del modulo di contatto ed email: per il tempo necessario a risponderti e a darti seguito, poi li cancelliamo. Se diventi cliente, entrano a far parte dei dati del tuo negozio.
• Account dei negozi e del personale: finché il negozio usa Outdoor Grid. Quando un negozio se ne va, gli consegniamo le sue informazioni se lo chiede e poi le cancelliamo, come concordato con il negozio.
• Dati delle prenotazioni dei clienti: per il tempo deciso dal negozio, e mai oltre il nostro accordo con il negozio.
• Registri del server: solo per il tempo necessario alla sicurezza e alla correzione degli errori.
• Documenti che la legge ci obbliga a conservare, come quelli contabili: per tutto il tempo richiesto dalla legge.

I tuoi diritti nell'UE, nel SEE, nel Regno Unito e in Svizzera

Puoi chiederci di:

• mostrarti i dati che abbiamo su di te e dartene una copia;
• correggere i dati sbagliati o incompleti;
• cancellare i tuoi dati;
• limitare l'uso dei tuoi dati;
• darti i tuoi dati in un file che puoi portare altrove;
• smettere di usarli quando ci basiamo sul nostro legittimo interesse (il tuo diritto di opposizione).

Scrivi a hello@howthef.ai. Rispondiamo entro un mese; se la richiesta è complessa potremmo aver bisogno di altri due mesi al massimo, e ti spieghiamo perché. È gratuito. Se hai prenotato presso un negozio, inoltriamo la richiesta al negozio o lo aiutiamo a risponderti.

Puoi anche presentare un reclamo a un'autorità per la protezione dei dati, nel paese in cui vivi o lavori o in cui pensi sia nato il problema. In Italia è il Garante per la protezione dei dati personali (https://www.garanteprivacy.it). L'elenco di tutte le autorità dell'UE è su https://www.edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en. Nel Regno Unito è l'Information Commissioner's Office (https://ico.org.uk).

I tuoi diritti negli Stati Uniti

Questa parte è la nostra informativa per la California (CCPA, come modificata dalla CPRA) e per gli altri stati USA con leggi sulla privacy, quando si applicano a noi.

Cosa raccogliamo

Negli ultimi 12 mesi abbiamo raccolto questi tipi di informazioni personali, per i motivi indicati in Cosa raccogliamo e perché:

• identificativi: nome, indirizzo email, numero di telefono, indirizzo internet, accesso all'account;
• dati dei clienti: nome, numero di telefono e una descrizione fisica (altezza, peso, numero di scarpe) per scegliere l'attrezzatura;
• informazioni commerciali: prenotazioni, cosa è stato noleggiato e cosa è stato pagato;
• attività su internet: registri del server sulle pagine richieste;
• informazioni professionali: il nome del tuo negozio e il tuo ruolo;
• informazioni personali sensibili: solo l'accesso al tuo account, usato solo per farti entrare.

Le riceviamo da te, dal negozio presso cui hai prenotato, da Stripe (se un pagamento è andato a buon fine) e dal tuo browser. Le conserviamo come descritto in Per quanto tempo conserviamo i tuoi dati.

Nessuna vendita, nessuna condivisione

Non vendiamo informazioni personali e non le condividiamo per pubblicità comportamentale tra contesti diversi, anche per i minori di 16 anni. Usiamo le informazioni personali sensibili solo per gli scopi consentiti dalla legge, quindi non c'è nulla da limitare.

I tuoi diritti

A seconda del tuo stato, puoi chiedere di sapere cosa abbiamo raccolto e perché, averne una copia, correggerlo, cancellarlo e opporti alla vendita, alla condivisione o alla pubblicità mirata (non facciamo nessuna di queste cose). Non ti tratteremo in modo diverso perché eserciti i tuoi diritti: niente prezzi, servizi o qualità diversi.

Come fare una richiesta

Scrivi a hello@howthef.ai dall'indirizzo email che conosciamo. Confermiamo di aver ricevuto la richiesta entro 10 giorni lavorativi e rispondiamo entro 45 giorni, oppure ti diciamo se servono altri 45 giorni al massimo. Per proteggerti, verifichiamo che sei tu rispondendo a quell'indirizzo. Una persona che autorizzi può fare la richiesta per te con il tuo permesso firmato. Se diciamo di no, puoi fare ricorso rispondendo con la parola Appeal; rispondiamo entro il tempo previsto dalla legge del tuo stato e, se non sei ancora soddisfatto, puoi rivolgerti all'attorney general del tuo stato.

Do Not Track e Global Privacy Control

Non ti tracciamo su altri siti. Trattiamo un segnale Global Privacy Control del tuo browser come una richiesta di opposizione alla vendita e alla condivisione; poiché non facciamo né l'una né l'altra, non cambia nient'altro. Anche un segnale Do Not Track, per lo stesso motivo, non cambia nulla.

Decisioni automatizzate

Non prendiamo decisioni su di te solo tramite computer che abbiano effetti legali o altrettanto importanti per te. Il controllo anti-bot distingue solo le persone dai bot. L'assistente risponde alle domande e propone prenotazioni, e il personale del negozio può intervenire in qualsiasi momento.

Minori

Outdoor Grid non è pensato per i minori. Le prenotazioni le fanno gli adulti, e non raccogliamo consapevolmente dati da bambini sotto i 13 anni (o sotto i 16 nell'UE). Quando un genitore o tutore prenota per un minore, indica il nome e le misure del minore, che vengono usati solo per quella prenotazione. Se pensi che un minore ci abbia dato dei dati, scrivi a hello@howthef.ai e li cancelliamo.

Come proteggiamo i tuoi dati

Le connessioni sono cifrate. Ogni negozio vede solo le proprie informazioni e il personale vede solo ciò che il suo ruolo consente. Le password sono conservate solo con hash, in forma non leggibile. Nessun sistema è perfettamente sicuro; se succede qualcosa che mette a rischio i tuoi dati, lo comunichiamo a te e alle autorità come richiede la legge.

Modifiche a questa informativa

Quando qualcosa cambia, aggiorniamo questa pagina e la data in alto. Se una modifica è importante, la comunichiamo via email ai titolari dei negozi prima che si applichi.

Contatti

Scrivi a HOWTHEF AI, LLC, indirizzo postale 1111B S Governors Ave, STE 98848, Dover, DE 19904, USA, oppure via email a hello@howthef.ai.